Integrar tu sistema con Factura Fácil: el agente local y facturar sin internet

Lo primero, porque ahorra una llamada: un proveedor autorizado, o PAC, es una empresa habilitada por la Dirección General de Ingresos para firmar tus facturas y entregárselas. Factura Fácil, S.A. aparece en el listado oficial de proveedores autorizados de la DGI. Si todavía estás en la pregunta anterior, la de si te toca un PAC o te alcanza el facturador gratuito, eso está resuelto en facturación electrónica ante la DGI y los PAC.

Qué ofrece Factura Fácil

Antes de hablar de integrar conviene mirar si hace falta. Su catálogo cubre varios escalones, y los dos primeros no requieren tocar ningún sistema: un portal web para emitir desde el navegador, incluido en todos sus planes, y una aplicación para facturar desde el celular o la tableta, con catálogo, inventario y envío automático de la factura por correo, que anuncian desde B/.39.99 al año. Más arriba tienen terminales Android certificadas para punto de venta y un equipo Windows ya configurado y listo para usar, con modo sin conexión y Yappy, anunciado en B/.999.99 más ITBMS.

Lo que nos ocupa en este artículo es el último escalón, el que llaman FácilConnect: la vía para que tu propio sistema emita. Incluye una API, un conector para tiendas WooCommerce, otro para SAP Business One y un mecanismo pensado para sistemas antiguos que no pueden llamar a una API. El precio de esa vía se cotiza por volumen, así que no hay número publicado.

Factura Fácil declara más de 15.000 empresas activas, certificación ISO/IEC 27001 y una activación de alrededor de 24 horas, que baja a unos 30 minutos cuando la empresa ya tiene su firma electrónica. Ese último dato confirma lo que decimos más abajo: la firma es el cuello de botella, no el proveedor.

Qué necesita la integración de tu sistema

Esta es la pregunta real de quien ya decidió: ¿qué hay que tocar de lo que tengo? La respuesta depende de una sola cosa, de si el sistema es tuyo.

Si el sistema es tuyo y hay código fuente. Se busca el punto en el que una venta se cierra, y se añade ahí el paso de facturar. No hace falta rehacer la pantalla de cobro ni mover la base de datos. Lo que pedimos para empezar es acceso al repositorio, un ambiente de pruebas que no sea el que está vendiendo, y una copia de la base de datos: no por los datos, sino por la forma, porque lo que decide el trabajo real es cómo están guardados los clientes, los impuestos y los descuentos.

Si el sistema es de un tercero. Entonces la pregunta es por dónde deja salir la venta: una API, una base de datos que se pueda leer, una exportación. Con eso se construye la pieza que factura, sin modificar el sistema ajeno. La integración lee de él y escribe en su propio sitio.

Qué se escribe, y dónde. Para emitir basta con leer la venta. Lo que hay que guardar es el resultado: el código del documento ante la DGI y su estado. Eso vive en una tabla aparte, al lado de lo tuyo. Es lo que permite quitar la integración algún día sin desarmar el sistema.

Lo que no es software y hay que empezar antes. Los datos del emisor, y sobre todo los trámites: Aviso de Operaciones, RUC al día, firma electrónica calificada, acceso a e-Tax y la designación del PAC dentro de la plataforma. Nada de eso lo hace el integrador, y mientras falte no sale ninguna factura aunque el código esté terminado. Van en orden en qué necesitas antes de contratar cualquier PAC.

Las dos formas de conectarse, y por qué la diferencia importa

Factura Fácil se puede integrar contra sus servidores, o contra un programa suyo instalado en tu local. No es un detalle de implementación: cambia qué pasa el día que falla el internet.

	Contra sus servidores	Con el agente instalado
Qué hay que instalar en tu local	Nada	Un programa del proveedor, en una PC con Windows
Internet al momento de vender	Obligatorio	No hace falta
Quién firma la factura	Factura Fácil	El programa instalado
Si no hay internet	No se puede facturar	Se factura y se transmite después
Qué hay que mantener	Nada	Esa PC, encendida y en la red

Quien decide esto no es el programador, es quien conoce el local: cuántas veces al mes se cae la conexión, y qué pasa en el negocio esa hora.

Qué es el agente y qué implica tenerlo en el local

Es un programa del proveedor que corre como servicio en una PC con Windows dentro de tu local. Tu sistema le manda la venta a esa PC en vez de mandarla a internet, y él se encarga del resto: firma, habla con la DGI y guarda lo que todavía no pudo enviar.

Lo que eso significa para quien opera el negocio, que es lo que nadie cuenta antes de firmar:

• Va una instalación por caja, no una por local.
• Esa PC es parte de la caja. Si está apagada, ahí falta la pieza que firma, y esa caja no emite facturas electrónicas.
• Si se cambia la PC, hay que instalarlo y activarlo de nuevo. Conviene saberlo antes de que se queme una fuente un sábado.

A cambio de eso, y es un cambio real: cuando vuelve la conexión, el agente transmite solo lo que tenía pendiente. Nadie tiene que acordarse de apretar un botón.

Facturar sin internet: lo que sí y lo que nunca

Esta es la parte que más conviene leer despacio, porque las dos excepciones no son del proveedor, son de la DGI, y se pagan caro.

Cuando no hay conexión, el agente firma la factura igual y le pone el tipo de emisión que corresponde, el de autorización de uso posterior. No es una factura provisional: es una factura legal que se transmite más tarde, con un plazo. El cliente se va con su documento y su código.

Y ahora las dos cosas que no se hacen sin conexión:

1. No factures a un cliente con RUC. Sin internet no se puede verificar ese RUC contra la DGI, así que un error de un dígito se firma igual y la DGI puede rechazar la factura después, cuando ya no tienes al cliente delante. Sin conexión, consumidor final.
2. No emitas notas de crédito. Una nota sobre una factura que todavía no está autorizada puede terminar pareciendo aceptada sin estarlo, que es el peor de los dos mundos: crees que corregiste y no corregiste.

Por eso una integración bien hecha no se limita a reenviar: comprueba si realmente hay conexión con la DGI antes de dejar emitir esos dos tipos de documento, y bloquea con un mensaje claro en vez de dejar pasar algo que fallará horas después.

Corregir una factura ya emitida

Qué	Cómo funciona
Corregir	Con una nota de crédito electrónica, que referencia la factura original
Requisito	La factura original tiene que estar autorizada, y hace falta conexión
Monto	La DGI rechaza una nota de crédito por más que la factura
Anular	Es un evento aparte, con plazo corto y una sola vez; con el agente solo, no está disponible
Deshacer	Nada se borra: una factura aceptada y una nota aceptada quedan en la DGI

La consecuencia práctica, que conviene decidir antes y no después: si tu operación corrige facturas a menudo, pregunta explícitamente si el sistema que te van a integrar hace notas de crédito parciales, por una parte del monto, o solo por el total. No todos las hacen.

Cómo se elige entre un proveedor y otro

No hay una respuesta única, y desconfía de quien te la dé sin preguntar nada. Las preguntas que de verdad deciden:

• ¿Cuánto cuesta una hora sin poder facturar? Si la respuesta es “se para el negocio”, el agente local se justifica solo.
• ¿Hay alguien que pueda mantener una PC encendida y actualizada por caja? Si no, ese programa se va a convertir en el problema.
• ¿Cuántos puntos de venta son? El costo de mantenimiento crece con cada caja, el de un servicio en la nube no.
• ¿Qué tipos de documento necesitas de verdad? Notas de crédito parciales, exportación, gobierno: no todos los caminos las cubren igual.

Si quieres el otro lado de la comparación, con un proveedor que trabaja solo en la nube y resuelve la caída de internet de una forma distinta, está en integrar tu sistema con Siteck. Y si lo que tienes es un sistema viejo al que hay que añadirle todo esto, conviene decidir antes qué se rehace y qué se conserva. Nosotros hacemos este tipo de conexiones dentro de software, APIs e integraciones.

Lo que conviene recordar

• La integración necesita un punto donde la venta se cierra, no un rediseño. Si el sistema es tuyo, se añade ahí; si es de un tercero, basta con poder leer la venta.
• El agente local es lo que te deja facturar sin internet, y a cambio pide una PC con Windows encendida por cada caja.
• Sin conexión se factura solo a consumidor final, porque el RUC del cliente no se puede verificar.
• Las notas de crédito nunca van sin conexión, y nunca por más que la factura.
• La firma electrónica y la designación del PAC en e-Tax deciden el calendario más que el código: son trámites de la empresa y van primero.