Integrar tu sistema con Siteck: qué hace falta y qué pasa cuando falla

Antes de nada, la pieza que confunde a casi todo el mundo: el proveedor autorizado no es la DGI. Un PAC es una empresa habilitada para firmar tu factura y entregarla a la Dirección General de Ingresos, y la propia DGI publica el listado de proveedores autorizados donde se puede comprobar cuál lo es y con qué resolución. Tu sistema le manda la venta, el PAC la convierte en el documento que la DGI espera, la firma y la transmite. Si todavía estás decidiendo si te toca pasar por uno, eso está en facturación electrónica ante la DGI y los PAC.

Lo que sigue da por hecho que ya elegiste, y que el proveedor es Siteck.

Lo que hay que tener listo antes de la primera factura

Esta es la parte que más proyectos retrasa, y casi nunca por razones técnicas. Son datos, y los datos hay que ir a buscarlos.

De tu empresa, como emisor: el RUC con su dígito verificador, el nombre legal, la dirección, la sucursal y el punto de facturación. Sucursal y punto de facturación suenan a formalidad y no lo son: identifican de dónde sale cada documento, y si están mal, están mal en todas las facturas, no en una.

Los trámites, que van antes y no son de Siteck. Tu Aviso de Operaciones y tu RUC al día, tu firma electrónica calificada, el acceso a e-Tax y la designación del PAC dentro de la plataforma. Nada de eso lo hace el integrador y nada de eso se puede acelerar desde el código: están explicados, en orden, en qué necesitas antes de contratar cualquier PAC. Lo que sí aporta el distribuidor de Siteck es dar de alta a tu empresa en sus sistemas y entregarte el usuario y la contraseña con los que tu sistema se conecta.

Los dos tipos de documento. El sistema tiene que poder emitir tanto el ticket a consumidor final como la factura personalizada, la que lleva el RUC y los datos del cliente.

Y dos ambientes: uno de pruebas y uno de producción. Las facturas del ambiente de pruebas no tienen valor fiscal, existen para equivocarse sin consecuencias. Pasar a producción es cambiar un interruptor, pero solo después de haber emitido de verdad en pruebas: una factura, una a un cliente con RUC, una nota de crédito y una caída de internet provocada a propósito.

Qué ofrece Siteck

Conviene saber qué hay en la caja antes de decidir cómo conectarse, porque no todo el mundo necesita integrar nada.

Siteck no vende solo la validación: también tiene facturadores ya hechos, para quien no quiere tocar su sistema. Un facturador en la nube al que se entra con usuario y contraseña, una aplicación de escritorio que puede trabajar contra una base local o en la nube, y un programa de tipo ERP con más funciones integradas. Para un negocio chico que factura poco, eso puede ser todo lo que hace falta.

Lo que nos interesa aquí es la otra vía, la de conectar el sistema que ya tienes. Siteck publica una lista larga de sistemas con los que ya trabaja, de puntos de venta de restaurante a programas de ferretería, repuestos, talleres y contabilidad, y ofrece hacer ellos mismos la integración en vez del emisor. Esa es una decisión que vale la pena mirar con calma: que la haga el proveedor suena cómodo, y a cambio el conocimiento de cómo factura tu empresa queda fuera de tu equipo.

Lo que la página no publica es el precio, y es de las primeras cosas que conviene preguntar, junto con si cobran por documento o por mes.

Qué hace falta de tu lado: el sistema, no solo los papeles

La pregunta con la que llega casi todo el mundo es esta: ¿qué tienen que darme, o darle a ustedes, para que esto funcione con el sistema que ya tengo? Depende de una sola cosa, de quién es el sistema.

Si el sistema es tuyo y existe el código fuente, es el caso cómodo. Lo que hace falta es encontrar el punto exacto en el que una venta se cierra, que es el único lugar donde tiene sentido emitir la factura, y añadir ahí el paso. Normalmente no se toca nada más: ni la pantalla de cobro, ni la base de datos, ni el reporte de cierre. Pedimos acceso al repositorio, un ambiente donde probar que no sea el que está vendiendo, y una copia de la base de datos con datos reales de estructura, aunque los nombres estén cambiados.

Si el sistema es de un tercero y no hay código, la pregunta cambia: ¿por dónde deja salir la venta? Puede ser una API, una base de datos a la que se pueda leer, una exportación programada o, en el peor de los casos, un archivo. Con cualquiera de esas se puede construir la pieza que factura, porque no hace falta modificar el sistema ajeno, solo leer de él. Si no deja salir la venta por ningún lado, ahí sí la conversación es otra, y la respuesta honesta suele ser cambiar esa pieza.

Leer, sí; escribir, lo mínimo. Para emitir basta con leer la venta. Lo que hay que guardar es el resultado, el código del documento ante la DGI y su estado, y eso vive en una tabla aparte. Es la diferencia entre una integración que se puede quitar y una que se enreda con todo.

Y algo que no es software: alguien que conteste preguntas de negocio. Qué pasa con las propinas, si facturan exonerados, qué sucursal es cada caja. Esas preguntas sin dueño atascan más proyectos que cualquier problema técnico.

Qué pasa en una venta normal, y qué se lleva tu cliente

El cajero cobra como siempre. A partir de ahí, y sin que nadie haga nada más, el sistema arma el documento con lo que ya está en la venta, comprueba que los totales cuadren al centavo y se lo manda al PAC. Si algo no suma, no lo envía: es preferible un error en pantalla que una factura mal hecha en poder de la DGI.

Cuando la DGI la acepta, vuelven tres cosas, y conviene saber qué es cada una porque van impresas en el papel que recibe tu cliente:

• El CUFE, que es el código único de ese documento ante la DGI. Es la prueba de que la factura existe oficialmente, y con él se puede consultar en la página de la DGI sin pasar por ti.
• El código QR, que lleva ese mismo dato en una forma que el cliente puede escanear con el celular ahí mismo.
• El número de autorización.

Ese ticket impreso, con su CUFE, ya es la factura: no hace falta mandar nada más para que el documento valga. El correo al cliente es un añadido útil, y conviene decidir pronto si se activa, porque obliga a pedir y a guardar una dirección que hoy quizá no estés capturando.

Cuando se cae el internet: qué se puede facturar y qué no

Aquí es donde un proveedor se diferencia de otro, y donde conviene mirar antes de firmar nada.

Con Siteck, cuando no hay conexión el sistema puede firmar la factura él mismo y seguir vendiendo. Esa es la contingencia, y tiene tres condiciones que no son negociables:

1. Solo a consumidor final. Sin conexión no se puede verificar el RUC de un cliente contra la DGI, así que una factura a nombre de una empresa no se emite en contingencia. Es regla de la DGI, no capricho del sistema.
2. Firma tu propio sistema, con tu firma electrónica. En línea firma el PAC; sin conexión firma el tuyo. Por eso el certificado y su clave se configuran en el sistema aunque la mayoría de los días no se usen.
3. Hay un plazo. El documento tiene que llegar a la DGI dentro de las siguientes 72 horas. Pasado eso, la DGI lo rechaza y ya no hay forma de arreglarlo.

Mientras tanto, esas facturas quedan en una lista de pendientes con las horas que llevan esperando. Cuando vuelve el internet se envían, y lo que haya sido rechazado se reintenta a mano, con su motivo a la vista. Esa lista es el punto donde conviene poner un responsable con nombre, porque el plazo corre aunque el local esté cerrado.

Cuando la DGI rechaza, y por qué casi siempre es un dato

Un rechazo no es una falla del sistema, es la DGI diciendo que algo del documento no está bien: un RUC con el dígito verificador equivocado, un cliente sin ubicación, totales que no cuadran. El motivo se muestra en pantalla, con el campo que lo causó.

Lo importante, y lo que tranquiliza a quien está en caja: un rechazo no gasta el número de la factura. Se corrige el dato y se vuelve a enviar con el mismo número. Nada quedó a medias ante la DGI.

Hay un caso incómodo que conviene conocer. El sistema envía, no recibe respuesta y no sabe si la DGI aceptó. Reenviar a ciegas ahí es como se producen las facturas duplicadas. Un sistema bien hecho no reenvía: reconoce su propio documento y recupera el código que ya tenía, y si no puede, lo deja marcado para que una persona lo mire. Pregúntale eso a quien te integre.

Corregir una factura que la DGI ya aceptó

La respuesta corta es que no se borra. Una factura aceptada queda en la DGI para siempre, y lo que existe es emitirle encima una nota de crédito electrónica, que es otro documento que la anula contablemente.

Qué	Cómo funciona	De dónde sale la regla
Nota de crédito	Un documento nuevo que referencia la factura original y también va firmado a la DGI	Regla de la DGI, dgi.mef.gob.pa
Monto	No puede superar el de la factura original	La DGI rechaza el documento si lo supera
Conexión	Hace falta estar en línea: una nota de crédito no se emite en contingencia	Regla de la DGI
Plazo de la contingencia	72 horas para transmitir una factura firmada sin conexión	Regla de la DGI
Anular una factura	Es un evento aparte, con un plazo corto desde la emisión, y una sola vez	Regla de la DGI

Dos advertencias que no están en ningún manual. La primera: decide desde el principio si necesitas notas de crédito parciales, por una parte de la factura, porque no todos los sistemas las hacen. La segunda: una nota de crédito es un documento fiscal, así que quien pueda emitirla puede deshacer una venta. Eso se protege con permisos, no con confianza.

Lo que conviene preguntar antes de firmar con cualquier PAC

Sirve para Siteck y para cualquier otro, y es la lista que usamos nosotros:

• ¿Qué pasa exactamente cuando no hay internet? ¿Se puede seguir facturando, a quién, y con qué plazo?
• ¿Qué hace el sistema si se pierde la respuesta a mitad de camino?
• ¿Cómo veo las facturas que quedaron pendientes, y quién es responsable de revisarlas?
• ¿Qué se puede corregir después, y qué no?
• ¿Hay ambiente de pruebas, y puedo emitir en él todos los tipos de documento que voy a usar?

Si estás comparando contra un proveedor que trabaja con un programa instalado en tu local, la diferencia operativa está contada en integrar tu sistema con Factura Fácil. Y si lo que tienes es un sistema viejo al que hay que añadirle todo esto, primero conviene mirar qué se rehace y qué se conserva. Esto es parte de lo que hacemos en software, APIs e integraciones.

Lo que conviene recordar

• Tu empresa necesita su firma electrónica y su PIN antes de la primera factura, y tiene que designar al PAC en e-Tax. Sin esos dos pasos no emite ninguna integración.
• En línea firma el PAC; sin conexión firma tu propio sistema, con esa misma firma electrónica configurada de antemano.
• Sin conexión se factura solo a consumidor final, y el documento tiene 72 horas para llegar a la DGI.
• Una factura aceptada no se borra: se corrige con una nota de crédito, que es otro documento fiscal y necesita conexión.
• El alta la hace el distribuidor, la designación la hace la empresa. Son dos trámites distintos y los dos tienen que estar listos antes de conectar nada.